در بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌‌ها کارکنانی وجود دارد که در بیرون از سازمان کار می‌کنند. به طور مثال، شرکت‌هایی که در حوزه‌هایی مانند تجارت الکترونیک، خرده فروشی، و یا بازاریابی فعالیت می‌کنند و یا شرکتهای حمل و نقل، پخش و توزیع، ارسال کالا و همچنین رستوران‌ها همگی دارای فعالیت‌هایی در خارج از محیط شرکت هستند. در این شرکت‌ها همواره تعدادی از نیروها مانند نیروهای پخش و توزیع، پشتیبانی و خدمات در محل، رانندگان، بازرس‌ها، و یا نیروهای فروش و بازاریابی در بیرون از شرکت مشغول به فعالیت هستند. این افراد که معمولا نیروهای میدانی نامیده می‌شوند وظایفی مانند ارایه خدمات در محل، تحویل و توزیع کالا، پشتیبانی و تعمیرات، ملاقات با مشتریان و در کل وظیفه انجام فعالیت‌ها و خدمات میدانی در سطح شهر را بر عهده دارند.
یک شرکت برای موفقیت لازم است که بتواند فعالیت‌هایش را برنامه ریزی و همه چیز را به موقع مدیریت کند. معمولا شرکت‌ها برای مدیریت نیروهای بیرون از سازمان (نیروهای میدانی) یک راهکار جامع ندارند و در بهترین حالت به گزارش‌های دستی کارمندان رجوع می‌کنند. این روش مدیریت نیروی کار مشکلات جدی مانند تلف شدن زمان، افزایش هزینه‌ها و عدم اطلاع به موقع از وضعیت کارها و نیروها را به دنبال دارد. در این حالت، مدیران شرکت هیچگاه اطلاع درستی از موقعیت نیروهای خود در سطح شهر، مشغول و یا بیکار بودن آنها و یا وضعیت انجام کارها ندارند. همچنین، هزینه‌های بالای اپراتوری مانند نیاز فراوان به تماس تلفنی با افراد برای توضیح کار و اطمینان از انجام آن و یا ارسال و دریافت فرم‌های انجام کار از دیگر مشکلات می‌باشد
در نهایت، مدیریت دستی نیروی کار و عدم اطلاع و نظارت لحظه‌ای بر نیروهای بیرون از سازمان بر سودآوری شرکت و رضایت مشتریان تاثیر منفی خواهد گذاشت. در عین حال، در این روش مدیریتی احتمال انحراف، گزارش‌های نادرست و اشتباه بسیار بالا می‌باشد. به همین دلایل برنامههای مدیریت هوشمند نیروی کار متحرک مانند سیتی ترکر هر روز بیشتر مورد توجه قرار میگیرند. این برنامه‌ها راهکارهایی برای برنامهریزی و مدیریت کارها و وظایف، رهگیری و نظارت لحظه ای بر کارکنان و همچنین گزارش‌گیری ارایه می‌کنند.
در ادامه بررسی می‌کنیم که چطور یک برنامه مدیریت نیروها و خدمات میدانی می‌تواند به بهتر شدن و کاهش هزینه‌های شرکت شما کمک کند
مدیریت و سازماندهی وظایف کارکنان
با استفاده از برنامهَ‌های مدیریت نیروی کار متحرک، یکی از مواردی که قطعا باعث راحت‌تر شدن شما می‌شود قابلیت تعریف، برنامهریزی، و اختصاص کار به کارمندان میدانی می‌باشد. در این حالت شما به راحتی کار را تعریف کرده، زمان انجام و محل مراجعه فرد را مشخص و سپس آن را برای یکی از نیروهای خود ارسال می‌کنید. کارمند شما نیز بر روی موبایل خود جزئیات، زمان و محل کار را دریافت می‌کند و می‌تواند وظایف خود را بر اساس اولویت، زمان و یا نزدیکی به محل برنامهریزی کند. بدین ترتیب، نیروهای شما همیشه از وظایف خود مطلع هستند و بدون سردرگمی به موقع به محل مشتری رسیده و باعث افزایش رضایت مشتری می‌شوند. شما هم دیگر درگیر تماس‌های مکرر با نیروهای خود برای بیان جزییات کار و یا اطمینان از اطلاع آنها از کار موکول شده نخواهید بود. همچنین با یک نگاه از وضعیت هر کار مانند «در حال انجام» و یا «پایان یافته» مطلع می‌شوید. با استفاده از قابلیت مدیریت کارها و وظایف می‌توانید پراکندگی کارها در سطح شهر را مشاهده کنید و برای نقاط شلوغ‌تر بهتر برنامهریزی کنید.
کاهش هزینه‌ها
کارکنان میدانی شما در مصرف سوخت و زمان صرفه جویی خواهند کرد. در واقع کارمندان شما می‌توانند وظایف خود را بر اساس زمان انجام کار، نزدیکی به محل و ترافیک لحظه‌ای برنامهریزی (مسیربندی) کنند که این امر باعث می‌شود همیشه بهینه‌ترین مسیر را طی کنند. همچنین امکان مسیریابی تا محل کار هم به صرفه‌جویی در زمان و سوخت کمک می‌کند. در این حالت وقت و انرژی نیروهای شما برای موارد بیهوده مانند برنامهریزی دستی کارها و یا پیدا کردن آدرس تلف نخواهد شد. همچنین اطلاعاتی که کارمندان از موقعیت خود، مسیر و مسافت طی شده و یا وضعیت انجام کارها ارسال می‌کنند در یک سامانه یکپارچه ذخیره می‌شود. این اطلاعات برای بررسی مشکلات و کاهش هزینه‌ها بسیار کلیدی خواهد بود. به طور مثال، بسیاری از کارمندان میدانی بر اساس مسافتی که در طول روز برای انجام کارها طی می‌کنند و یا مدت زمانی که مشغول انجام کار هستند دستمزد دریافت می‌کنند؛ با استفاده از برنامههای مدیریت نیروهای میدانی، شما می‌توانید مسافت و مسیر طی‌شده برای هر کار (که به صورت اتوماتیک و هوشمند محاسبه شده است) را مشاهده کنید. همچنین زمان شروع و پایان کارها نیز در سیستم درج شده و در پایان هر دوره می‌توانید از این اطلاعات گزارش‌گیری کنید.
رصد و نظارت لحظه‌ای:
با استفاده از برنامههای مدیریت نیروهای متحرک برون سازمان، شما به صورت لحظه‌ای بر تمام امور خارج از محل فیریکی کسب‌وکار خود نظارت دارید. شما می‌توانید بر روی نقشه موقعیت نیروهای خود را در سطح شهر مشاهده کنید و نزدیک‌ترین فرد را برای انجام هر کار انتخاب کنید. همچنین، می‌توانید نیروهایی که در حال انجام کار و یا دارای کار نیستند را در یک نگاه مشاهده و نیروهای خود را بهتر مدیریت کنید. در عین‌حال، بلافاصله از زمان شروع و پایان کار با دریافت اعلان باخبر شده و از پیگیری‌های طولانی تلفنی بی‌نیاز می‌گردید. اگر مشکلی در انجام کار پیش بیاید، نیروهای شما می‌توانند برای شما پیام ارسال کنند یا در پایان کار فرم‌های پرشده و امضای مشتری را برای شما ارسال کنند. در نهایت، شما از رسیدن به موقع کارکنان خود به محل کار و رضایت مشتری از انجام کار به موقع آگاه می‌شوید. این امر به رضایت مشتریان شما منجر خواهد شد.
پیگیری مشتریان:
علاوه بر مزایای فوق، برخی از سامانه‌های مدیریت نیروها و خدمات میدانی سرویس پیگیری مشتریان نیز برای شما فراهم می‌کنند. بدین‌ترتیب، امکان تعریف، مدیریت و گزارش‌گیری از سفارشات مشتریان سازمان نیز فراهم می‌شود. مشتریان سازمان هم می‌توانند موقعیت و مسیر حرکت نیروی اعزامی را روی نقشه مشاهده و به صورت لحظه‌ای و خودکار از طریق پیامک در جریان جزئیات پیشرفت سفارش خود قرار گیرند. در نهایت نیز می‌توانند به نیروی ارسالی امتیاز داده و نظر خود را در مورد نحوه انجام کار برای شما ارسال کنند.
در پایان می‌توانیم بگوییم که استفاده از برنامه مدیریت نیروهای میدانی هم به مدیران و هم کارکنان میدانی شرکت کمک می‌کند تا کارها را در حالت بهینه‌تر انجام دهند. با استفاده از این برنامه شما بر درستی انجام کارها در بیرون از سازمان خود نظارت لحظه‌ای دارید، می‌دانید که در هر ماه کارکنان شما چه میزان مسافت طی کرده‌اند و یا چند ساعت سر کار بوده‌اند. همه اینا در کنار این خواهد بود که دیگر لازم نیست تلفن را بردارید و مرتب بپرسید کجا هستی؟ کار انجام شد؟
